Bombero de estrategia digital

Cambiar de software o adoptar una nueva estrategia digital suele percibirse como un paso crucial para modernizar una empresa. Pero cuando esta transición está mal planificada, puede convertirse rápidamente en una pesadilla logística, contable y humana. Bienvenidos al fascinante mundo de las migraciones de datos mal gestionadas, errores de configuración y facturas duplicadas (sí, ¡a veces hasta triplicadas!).

Acompáñanos en una historia con giros inesperados, lecciones aprendidas y un poco de humor... porque a veces es mejor reír que llorar.

Acto I: La Compra del Santo Grial Digital

Una empresa en pleno crecimiento decide modernizarse invirtiendo en un nuevo software prometedor (tipo Isagri) para simplificar su gestión comercial y contable. Pero pasa algo clave: la migración de datos no estaba incluida en el contrato. Una pequeña cláusula, en apariencia insignificante, que desencadena una serie de fallos críticos.

En las primeras semanas, surgen anomalías: facturas duplicadas, cobros múltiples… Y lo peor: nadie se da cuenta de inmediato. Cuando la empresa contacta al proveedor, este ofrece una “actualización” para corregir el caos.

Pero ya era tarde. La gestión anterior era tan desordenada que las nuevas herramientas no hicieron más que empeorar la situación. Clientes cobrados varias veces, incoherencias contables y un caos monumental en la numeración de facturas.

En España, este detalle no es menor desde el punto de vista legal. La Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), en armonía con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, establecen que cualquier empresa que gestione datos personales debe garantizar su integridad, exactitud y trazabilidad en todo momento.

Si la migración de datos no se incluye en el contrato y se produce una pérdida, alteración o duplicación que afecte a facturas o información de clientes, la empresa usuaria puede enfrentarse a responsabilidades administrativas y sanciones económicas. Por ejemplo, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) contempla multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global en casos graves de vulneración del RGPD.

Además, desde el punto de vista mercantil y contable, el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad exigen la conservación íntegra de los libros y registros durante al menos seis años. Una duplicación o pérdida de facturas en una migración puede derivar en inspecciones de Hacienda y sanciones tributarias por incumplimiento de obligaciones formales.

Por ello, en España es habitual que los contratos de software de gestión incluyan una cláusula específica de migración y responsabilidad. Si el proveedor no asume esta fase crítica, la empresa debe exigir garantías por escrito, auditorías de datos previas y protocolos de recuperación ante errores. No hacerlo es asumir un riesgo legal significativo que puede afectar tanto a la fiscalidad como a la protección de datos.

Acto II: La Llegada de los “Bomberos Digitales”

Aquí intervienen dos héroes externos: una especialista en contabilidad y un consultor en estrategia digital. Su misión: desenredar un nudo monumental.

Empiezan solicitando extractos bancarios y hojas de cálculo. Rápidamente detectan graves problemas:

• Facturas olvidadas o nunca enviadas.

• Clientes cobrados varias veces… y otros no cobrados en absoluto.

• Pagos manuales (efectivo, cheque) mal registrados.

• Duplicados en la numeración de facturas y errores anteriores al cambio.

Aquí intervienen dos héroes externos: una especialista en contabilidad y un consultor en estrategia digital. Su misión: desenredar un nudo monumental.

Empiezan solicitando extractos bancarios y hojas de cálculo de facturación. El primer paso consiste en un trabajo manual de conciliación: línea por línea, cotejan los movimientos bancarios con las facturas emitidas y los cobros registrados en el sistema. Esta verificación revela un escenario alarmante: pedidos facturados dos veces, cargos bancarios duplicados, facturas olvidadas o nunca enviadas y pagos tradicionales —efectivo o cheque— que no habían sido registrados en el nuevo software.

Desde el punto de vista legal, estas incoherencias no son un simple contratiempo administrativo. En España, el Código de Comercio obliga a conservar y registrar fielmente la contabilidad durante un mínimo de seis años. Además, la Agencia Tributaria exige un control riguroso de la facturación, y cualquier duplicado o pérdida puede derivar en sanciones fiscales por incumplimiento de obligaciones formales. A ello se suma la LOPDGDD y el RGPD, que obligan a garantizar la integridad de los datos de clientes: un error en la facturación o en el registro de cobros puede interpretarse como una vulneración de estos principios.

Pero quizá lo más delicado fue el impacto en la relación con los clientes. Muchos no entendían por qué recibían facturas duplicadas o, peor aún, reclamaciones de pagos ya efectuados. La confusión se tradujo en llamadas de protesta, pérdida de confianza y una clara insatisfacción con la empresa. Algunos clientes llegaron a cuestionar la seriedad del negocio, percibiendo un desorden que comprometía tanto la imagen profesional como la fiabilidad de sus servicios.

En definitiva, lo que parecía un fallo técnico menor se convirtió en un riesgo triple: legal, fiscal y reputacional, con efectos directos en la fidelidad y la satisfacción de los clientes.

Acto III: Una Realidad Difícil de Asimilar

Tras un análisis exhaustivo, comprenden que no basta con contar con personal administrativo: hace falta replantear todo el sistema de gestión.

Proponen un plan: diagnóstico de balances de clientes y sistema contable, sensibilización interna, correcciones manuales y revisión del proveedor. Incorporan también un freelance competente para gestionar el día a día y automatizar procesos.

En un momento, la empresa considera cambiar nuevamente de software. Pero otra voz externa les hace ver la verdad: el problema no es el software, sino la falta de rigurosidad interna.

El Desenlace: Una Solución (Casi) Duradera

Con ayuda, logran restablecer el orden. Pero esta experiencia deja en claro que, antes de invertir en tecnología, hay que estructurar procesos.

Lecciones (y Risas) que Dejan Huella

Nunca subestimes la migración de datos: según Gartner, el 83 % de los proyectos de migración de datos fallan o exceden el presupuesto y el calendario previsto. Cost overruns se estiman en torno al 30 %, mientras que los “time overruns” llegan al 41 %.

Otro enfoque de Gartner indica que el 50 % de estos proyectos superan el presupuesto y afectan negativamente al negocio. Una fuente adicional señala que incluso el 83 % de las migraciones fallan o se pasan del presupuesto.

La conclusión es clara: los números no mienten. La preparación —recursos, tiempo y control— marca la diferencia entre una transición fluida y un caos administrativo.

Conclusión

Adoptar un nuevo software o estrategia digital puede ser una excelente idea… siempre que haya una planificación rigurosa y una reflexión profunda. Si no, podrías acabarte sumergido en un mar de facturas duplicadas, inconsistencias y dolores de cabeza. Pero no te preocupes: los bomberos digitales siempre llegan… aunque lo ideal es haber preparado todo desde el inicio.